Interview: Warum sollte man als Personalberater eine Recruiting Software nutzen?
Heute komme ich mit einer interessanten Frage, die Sie bestimmt auch schon hatten: Warum sollte man eine Recruiting Software nutzen? Was bringt einem das? Wie ist der Kosten-Nutzen-Faktor?
Ich wollte das genauer wissen und habe mir Christoph Meffert, den Geschäftsführer von Meffert Software Solutions geschnappt. Er hat mir bereitwillig Rede und Antwort gestanden. Das Interview sehen Sie hier:
- Gibt es viele Headhunter in Deutschland, die Recruiting Software-Lösungen nutzen?
Eine Lösung, die eigenen Kandidaten und Aufträge in irgendeiner Form zu verwalten, hat fast jeder, aber nicht alle Lösungen sind professionelle Recruiting-Lösungen. Oftmals sind angepasste oder individuell „gebastelte“ Anwendungen zu finden. Das können bei Einzelkämpfern simple Excel-Tabellen sein, Outlook-Kontakte, bei denen der ganze CV samt Dokumenten in den Notizen eingebettet wird, oder Adressverwaltungsprogramme, bei denen die freien Felder irgendwie für ein wenig Projektmanagement umbenannt wurden. Personalberatungen mit mehreren Mitarbeitern oder vernetztem Arbeiten haben meistens bereits eine speziell HR-Softwarelösung im Einsatz. Da rein auf Personalberatungen spezialisierte Softwarelösungen nicht in großer Zahl am Markt existieren, auch wenn das Angebot im Laufe der Jahre etwas zugenommen hat, findet man häufig auch reine Bewerbermanagementsysteme im Einsatz, die derzeit den Softwaremarkt regelrecht überschwämmen.
- Können sich auch kleinere Personalberatungen den Einsatz einer Recruiting Software leisten?
Die Kosten sind eigentlich gar nicht das Problem. Wenn man sieht, welche Gebühren für den Zugriff auf Daten in den sozialen Netzwerken abgerufen werden, erscheinen die Kosten für eine eigene Softwarelösung eher unauffällig. Neugründer überlegen selbstverständlich auch diese Anschaffung reiflich, denn eine kontinuierliche Auftragslage sollte natürlich vorhanden sein.
Sobald mehrere Personen auf dieselben Informationen zugreifen und das auch noch von verschiedenen Standorten (Homeoffices sind ein weit verbreitetes Konzept bei Personalberatern), führt der Weg an einer zentralisierten Datenhaltung nicht mehr vorbei. Erst recht dann, wenn die routinemäßigen Aufgaben zur Bremse werden und mehr Geschäft verhindern, sollte dringend in automatisierte Prozesse investiert werden.
- Was muss eine gute Recruiting Software-Lösung für Headhunter bieten?
Hier nenne ich mal stichwortartig die wichtigsten Features/Merkmale: Datensicherheit, Volltextsuche auch über Dokumente, semantische Suche und Matching, Parsing, plattformübergreifend (verwendbar mit PC, Mac, Tablet, Smartphone), Automatisierung durch Vorlagen und Workflows, Anpassbarkeit, Unterstützung bei der Einhaltung des Datenschutzes, vorgefertigte und individuelle Auswertungen und Reports, Teamfähigkeit, Zugriffsschutz und definierbare Berechtigungen.
- Wo liegen die größten Nachteile, wenn Personalberater keine Recruiting Software verwenden, sondern einfache Excel-Tabellen?
Die Nachteile solcher einfachen Tabellen zeigen sich an vielen Stellen und fast jeder erfolgreiche Personalberater stolpert eines Tages darüber. Solche Strukturen sind nicht hierarchisch und nur schwer mit anderen Tabellen verknüpfbar. Meistens werden für jeden Auftrag separate Tabellen angelegt und darin die Kandidaten aufgelistet. Wenn bei einem Kandidaten die vorgesehenen Spalten nicht ausreichen, werden Informationen einfach irgendwo ergänzt – es fehlt eine einheitliche Struktur und der Gesamtblick auf alle Kandidaten, z. B. auch um Kandidaten im eigenen Pool zu suchen.
Ist ein Kandidat für weitere Aufträge interessant, wird er in weiteren Tabellen mehrfach angelegt – das erzeugt Dubletten, deren Daten im Laufe der Zeit voneinander abweichen werden. Dokumente wie z. B. Lebensläufe und Zeugnisse werden dann woanders gespeichert, nämlich in einem Kandidaten-Ordner auf der Festplatte bzw. auf dem Server. Vertrauliche Berichte, Stellenbeschreibungen etc. wiederum landen in einem anderen Ordner für die Aufträge. Eine einheitliche Suche über alle Informationen ist so gut wie gar nicht möglich.
- Was spricht generell für den Einsatz einer Recruiting Software?
Da ist die Datenqualität und Aktualität zu nennen. Durch eine zentrale Datenbank werden abweichende Dubletten und Fehleingaben vermieden. Jeden Kandidaten gibt es dann nur einmal und dieser ist mit allen weiteren Informationen wie z. B. Bei mehreren Aufträgen und Dokumenten verknüpft, ohne dass man wie bei Excel auf externe Ordner zurückgreifen muss.
Eine Recruiting-Lösung erspart oft das manuelle Erfassen von Daten, denn dank Parsing-Technologie werden die Daten aus Portalen oder Lebensläufen automatisch ausgelesen und gespeichert.
Viele Standardaufgaben wie z. B. Eingangsbestätigungen, Einladungen zum Interview, Absagen, Prozessdokumentationen und Reports an den Clienten können automatisch erledigt werden und reduzieren den administrativen Aufwand erheblich.
Der Abgleich zwischen Kandidaten und Stellenbeschreibungen kann durch Matching unterstützt werden. Semantische Suche erlaubt es, sowohl draußen am Markt als auch im eigenen Pool Kandidaten zu finden, selbst wenn nicht alle Felder ausgefüllt sind.
- Wozu braucht der Personalberater eine eigene Datenbank?
Bei vielen Personalberatern stellt die eigene Kunden- und Kandidatenbasis mit der entsprechenden Historie den Unternehmenswert dar.
Personalberater beklagen in sozialen Netzwerken oft die mangelnde Aktualität der Daten. Mit einer eigenen Datenbank lässt sich dieses Problem lösen und schafft einen Mehrwert gegenüber Wettbewerbern, die alle „im selben Teich fischen“.
- Cloud-Lösung oder stationäre Lösung?
Es gibt Softwareanbieter, die beides anbieten: cloud-basiert und „on premise“ (lokal installiert), sodass der Kunde selber entscheiden kann, welches Konzept für ihn am besten geeignet ist – vielleicht ist sogar die Kombination aus beidem die optimale Wahl.
Die Vorteile einer cloud-basierten Lösung sind u. a., dass der Personalberater sich um IT-Themen wie Installation, Administration, Sicherheit, Backups etc. nicht mehr kümmern muss, weil dies durch den Anbieter als „Software as a Service“ (SaaS) erledigt wird.
Eine cloud-basierte Lösung ist unbedingt empfohlen, wenn der Personalberater von überall, auch von unterwegs, auf die Software zugreifen möchte. Wenn das Arbeiten auch ohne Internetverbindung möglich sein soll, empfehle ich eine Software, die gleichzeitig offline-Verfügbarkeit anbietet.
- Was versteht man unter Prozess-Steuerung?
Die Aktivitäten wie Ident, telefonisches und persönliches Interview, Präsentation, Absagen etc. werden in einer gut durchdachten Lösung automatisch protokolliert (z. B. durch E-Mails). Da diese Informationen dann ohnehin vorhanden sind, ist es ein Leichtes, auf Knopfruck Auswertungen wie KPIs, Funnel Analysen oder auch simple Listen zu erzeugen.
Strategische Auswertungen helfen, die eigenen Prozesse stetig zu verbessern.
Kunden-Reports informieren den Clienten kontinuierlich über den Status der aktuellen Aufträge und zeigen das investierte Engagement auf. Solche Reports sollten in wenigen Minuten versandfertig sein oder sogar vom Kunden online eingesehen werden können, ohne dass ein Mitarbeiter stundenlang Daten aufbereiten muss.
Prozesse dienen aber nicht nur dem Reporting. Beispielsweise können automatisierte Prozesse sicherstellen, dass Kandidaten ihre datenschutzrechtlichen Genehmigungen (OptIns) erteilen, ausstehende OptIns nachgefasst und auslaufende OptIns durch Verlängerung oder Datenlöschung behandelt werden.
- Was bedeutet Web Recruiting?
Damit ist im Wesentlichen das „mobile Recruiting“ gemeint, dass man auch mit mobilen Endgeräten jederzeit und von überall Recruiting betreiben kann. Dazu zählt zum einen, dass man den Kandidaten die Möglichkeit bietet, sich mobil zu bewerben, was die Akzeptanz und die „Candidate Experience“ erhöht. Es bedeutet aber auch, seine eigenen Prozesse und Datenhaltung so zu organisieren, dass jederzeit ein Eingreifen möglich ist, wenn man das möchte. Schnelligkeit ist bei Personalberatern wichtig: Wenn ich auf eine eingehende Bewerbung bei einem passenden Kandidaten umgehend reagiere, weil ich es sofort signalisiert bekomme, fördert das sicherlich den Prozess.
- Was ist der Vorteil von Online-Bewerbungen sowohl für den Personalberater als auch für den Kandidaten?
Uns allen fehlen passende Kandidaten, daher muss jeder Kanal genutzt werden, um diese zu finden. Die eigene Webseite darf dabei nicht außer Acht gelassen werden. Hier sollten sich Kandidaten komfortabel und zeitsparend bewerben können, entweder initiativ oder konkret auf eine Stelle, die bestenfalls aus der Recruiting Software automatisch auf die Homepage übertragen wird.
Ein Online-Formular darf nicht zu umfangreich sein, sonst zieht der Kandidat weiter, ohne es auszufüllen. Durch Möglichkeiten wie ApplyWithXing/LinkedIn oder das simple Hochladen des CV kann das Formular dank Parsing-Technologie automatisch ausgefüllt werden – oder es wird erst gar nicht angezeigt.
Wenn eine solche Online-Bewerbung dann ohne Medienbruch direkt in die Recruiting Software gelangt und die Standard-Prozesse wie Eingangsbestätigung, Datenschutz-Freigabe, Information an Berater des betreffenden Auftrags etc. auslöst, hilft diese Online-Bewerbung, Zeit zu sparen und professionell sowie standardisiert zu agieren.
- Gibt es einen Nachteil für die Personalberater, die keine Recruiting-Lösung verwenden wollen?
Personalberater riskieren, dass ihre Wettbewerber deutlich schneller passende Kandidaten präsentieren, während sie mit zeitraubenden Verwaltungsaufgaben beschäftigt sind.
Das Interview habe ich mit Herrn Meffert am 7. August geführt. Für weitere Fragen steht Meffert Software Solution gerne zur Verfügung. Ein Anruf genügt.