Recruiting ist weit mehr als nur das Veröffentlichen von Stellenanzeigen und das Führen von Bewerbungsgesprächen. Um den Erfolg der Personalbeschaffung nachhaltig zu messen, zu analysieren und zu optimieren, sind Recruiting-Kennzahlen unverzichtbar. Sie geben wertvolle Einblicke in die Effizienz von Einstellungsprozessen, sowie über die Qualität neuer Mitarbeiter und über die Zufriedenheit der Bewerber.
Doch welche Recruiting-Kennzahlen sind wirklich relevant? Wie wählt man die richtigen Zahlen aus und wie werden sie gemessen? In unserem nachfolgenden Glossarbeitrag finden Sie die Antworten auf all diese Fragen.
Was sind Recruiting-Kennzahlen und welche gibt es?
Recruiting-Kennzahlen, auch bekannt als Recruiting KPIs (Key Performance Indicators), sind messbare Werte, die den Erfolg und die Effizienz von Recruitingprozessen quantifizieren. Sie helfen dabei, Stärken und Schwächen innerhalb der Personalbeschaffung zu identifizieren und hieraus Maßnahmen zur Optimierung abzuleiten.
Die Recruiting-Kennzahlen können verschiedene Aspekte des Einstellungsprozesses abdecken, hierzu gehören u.a.:
- Effizienz (z. B. Time-to-Fill)
- Kosteneffizienz (z. B. Cost-per-Hire)
- Qualität der Neueinstellungen (z. B. Quality of Hire)
- Kandidatenzufriedenheit (z. B. Candidate Satisfaction)
- Produktivität (z. B. Offer Acceptance Rate)
Warum sind Recruiting-Kennzahlen wichtig?
Recruiting-Kennzahlen sind entscheidend, weil sie einen transparenten Überblick über den gesamten Einstellungsprozess schaffen. Durch die Analyse von Engpässen lassen sich Recruiting-Prozesse entsprechend optimieren bzw. verbessern. Sie ermöglichen im Rahmen der Kostenkontrolle dem Unternehmen das Budget effizienter einzusetzen. Ferner ermöglichen Recruiting-Kennzahlen bessere Kandidaten zu identifizieren, indem die Qualität neuer Mitarbeiter bewertet und optimiert werden kann. Auch verbessern sie strategische, datengetriebene Entscheidungen, um das Recruiting langfristig zu verbessern.
Wie wählt man relevante Recruiting-Kennzahlen aus?
Die Auswahl der richtigen Kennzahlen ist unerlässlich, um fundierte Recruiting-Entscheidungen zu treffen und Verbesserungen innerhalb von Recruitingprozessen zu identifizieren. Nachfolgend sind Schritte und Überlegungen aufgeführt, die dabei helfen können, relevante
Recruiting-Kennzahlen auszuwählen:
Festlegen von Zielen und Prioritäten
Der erste Schritt bei der Auswahl relevanter Recruiting-Kennzahlen besteht darin, die Ziele und Prioritäten Ihrer Organisation zu verstehen. Diese können von der Reduzierung der Time-to-Hire bis zur Verbesserung der Candidate Experience reichen. Durch die Festlegung klarer Ziele können Sie die Kennzahlen bestimmen, die am besten zur Überwachung und Bewertung der Fortschritte beitragen.
Beispiele für Ziele im Recruiting:
- Reduzierung der Einstellungszeit (Time-to-Hire)
- Verbesserung der Qualität der Einstellungen (Quality of Hire)
- Erhöhung der Bewerberzufriedenheit
- Optimierung der Kosten pro Einstellung
Identifikation von Schlüsselkennzahlen
Sobald die Ziele definiert sind, sollten Schlüsselkennzahlen identifiziert werden, welche direkt mit diesen Zielen verbunden sind.
Häufige Kennzahlen im Recruiting sind u.a.:
Time-to-Hire: Time-to-Hire misst die durchschnittliche Zeit, die vom Posting einer Stellenausschreibung bis zur Einstellung eines Kandidaten vergeht. Eine kürzere Time-to-Hire kann darauf hinweisen, dass der Recruiting-Prozess effizienter geworden ist.
Time-to-Fill: Time-to-Fill misst die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um eine offene Stelle zu besetzen – von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung. Eine lange Time-to-Fill kann auf ineffiziente Prozesse oder auf Fachkräftemangel hinweisen.
Quality of Hire: Quality of Hire bewertet die Leistung neuer Mitarbeiter und ob sie die Erwartungen erfüllen. Sie kann durch Leistungsbeurteilungen, Retentionsraten und Feedback von Vorgesetzten gemessen werden.
Cost-per-Hire: Cost-per-Hire umfasst alle Kosten, die mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verbunden sind. Hierzu gehören u.a. Werbung, Recruitergehälter, Interview- und Onboardingprozesse. Die Überwachung dieser Kosten hilft, den Budgetverbrauch zu optimieren.
Candidate Experience: Die Candidate Experience bzw. die Zufriedenheit der Bewerber mit dem Einstellungsprozess kann durch Umfragen und Feedback nach Abschluss des Recruitingprozesses gemessen werden. Eine positive Candidate Experience kann die Arbeitgebermarke stärken und zukünftige Bewerbungen anregen.
Channel Effectiveness: Die Channel Effectiveness gibt Aufschluss darüber, welche Recruiting-Kanäle (z. B. Jobbörsen, Social Media-Kanäle oder Headhunter) die besten Bewerber liefern, damit das Unternehmen seine Ressourcen gezielt in die besten Kanäle investieren kann.
Candidate Satisfaction: Die Candidate Satisfaction informiert über die Zufriedenheit der Bewerber mit dem Einstellungsprozess, gemessen durch Umfragen und Feedback. Eine positive Candidate Experience stärkt das Employer Branding und fördert künftige Bewerbungen.
Frühfluktuation: Die Frühfluktuation gibt Aufschluss über den Anteil der neu eingestellten Mitarbeiter, die das Unternehmen innerhalb der ersten sechs oder zwölf Monate verlassen haben. Eine hohe Frühfluktuation deutet auf schlechte Passung zwischen Kandidaten und Unternehmen hin.
Cost of Vacancy: Die Cost of Vacancy – Kennzahl informiert über die Kosten, die durch eine unbesetzte Stelle entstehen (Produktivitätsverluste, entgangene Umsätze). Unternehmen können dadurch besser einschätzen, wie dringend eine Stelle besetzt werden muss.
Offer Acceptance Rate: Die Offer Acceptance Rate ist der Prozentsatz der Kandidaten, die ein Jobangebot tatsächlich annehmen. Eine niedrige Rate kann auf zu geringe Gehaltsangebote oder schlechte Kommunikation hindeuten.
Time of Vacancy: Die Time of Vacancy ist die Zeit, in der eine Stelle unbesetzt bleibt. Eine lange unbesetzte Position kann Teams belasten und Geschäftsprozesse verlangsamen.
Candidate Conversion Rate: Die Candidate Conversion Rate ist der Prozentsatz der Bewerber, die aus einer bestimmten Quelle tatsächlich eingestellt werden. Diese Kennzahl zeigt, welche Kanäle die vielversprechendsten Talente liefern.
Hiring Manager Satisfaction: Hiring Manager Satisfaction informiert über die Zufriedenheit der einstellenden Führungskräfte mit dem Rekrutierungsprozess. Eine hohe Zufriedenheit bedeutet, dass die richtigen Kandidaten gefunden wurden.
Wie werden Recruiting-Kennzahlen gemessen?
Um genaue und aussagekräftige Kennzahlen zu erhalten, ist es wichtig, die richtigen Datenquellen und Tools zu nutzen. Dies kann die Implementierung eines Applicant Tracking Systems (ATS), die Verwendung von HR-Analytik-Tools oder die Durchführung von Umfragen beinhalten. Die Integration dieser Tools in den Recruitingprozess gewährleistet eine konsistente und zuverlässige Datenerfassung.
Applicant Tracking Systems (ATS):
ATS-Software hilft, den Bewerbungsprozess zu verwalten und bietet wertvolle Einblicke in die Time-to-Hire, Candidate Experience und andere wichtige Kennzahlen. Sie ermöglicht es Recruitern, den Fortschritt von Bewerbungen zu verfolgen und Daten zu analysieren.
HR-Analyse-Tools:
HR-Analyse-Tools bieten tiefergehende Analysen und Berichte über Recruiting-Kennzahlen. Sie helfen bei der Identifizierung von Trends, Mustern und Verbesserungsmöglichkeiten im Einstellungsprozess.
Regelmäßige Überprüfung und Anpassung:
Die Auswahl relevanter Recruiting-Kennzahlen ist kein einmaliger Prozess. Es ist wichtig, die Kennzahlen regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Zielen und Prioritäten entsprechen. Dies kann durch monatliche oder vierteljährliche Überprüfungen und Anpassungen basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen erfolgen.
Feedback-Schleifen:
Mit Feedback-Schleifen wird regelmäßig Feedback von Recruitern, Hiring Managern und neu eingestellten Mitarbeitern gesammelt, um die Wirksamkeit der Kennzahlen zu bewerten und gegebenenfalls zu verbessern.
Kennzahlen-Dashboards:
Kennzahlen-Dashboards, welche die wichtigsten Recruiting-Kennzahlen visualisieren und regelmäßig aktualisieren, bieten eine schnelle Möglichkeit, den aktuellen Status und die Fortschrittsentwicklung zu überwachen.
Wie interpretiert man Recruiting-Kennzahlen?
Nur wenn Kennzahlen richtig interpretiert werden, lassen sich sinnvolle Maßnahmen ableiten. Recruiting-Kennzahlen können z.B. wie folgt interpretiert werden:
- Vergleich mit Benchmarks: Wie schneiden die eigenen Werte im Branchenvergleich ab?
- Langfristige Entwicklung analysieren: Welche Trends zeigen sich über die Zeit?
- Zusammenhänge erkennen: Steigt die Time-to-Fill, weil weniger Bewerber vorhanden sind? Sind hohe Cost-per-Hire mit ineffizienten Recruiting-Kanälen verbunden?
Fazit
Recruiting-Kennzahlen sind unverzichtbare Werkzeuge für Recruiter und Unternehmen, um den Einstellungsprozess messbar, effizient und strategisch optimiert zu gestalten. Sie helfen, schneller die richtigen Talente zu finden, Kosten zu sparen und eine positive Candidate Experience zu gewährleisten. Wer datengetrieben rekrutiert, trifft fundiertere Entscheidungen – und das zahlt sich langfristig aus.